Update: Kassengesetz 2026 – Droht Vereinen die Registrierkassenpflicht?

Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 den Regierungsentwurf zum Kassengesetz beschlossen. Gegenüber dem im Beitrag beschriebenen Stand gibt es drei Neuerungen:

• Neue Bagatellgrenze: Liegt der Barumsatz eines Betriebs unter 12.000 € im Kalenderjahr, entfällt die Registrierkassenpflicht – auch wenn der Gesamtumsatz über 100.000 € liegt.
• Starttermin steht fest: 1. Januar 2028 für Registrierkassenpflicht und elektronische Belegbereitstellungspflicht.
• Sanktionen verschärft: Bußgeld bis 25.000 € bei Verstößen, eigener Straftatbestand für Manipulationssoftware (bis zu 5 Jahre Freiheitsstrafe).

Details dazu finden Sie unten in den jeweiligen Abschnitten. Das Gesetzgebungsverfahren ist mit dem Kabinettsbeschluss noch nicht abgeschlossen; Bundestag und Bundesrat müssen noch beraten.

Viele Vereine arbeiten bei Vereinsfesten, im Vereinsheim oder am Getränkestand noch mit einer offenen Ladenkasse. Einnahmen werden handschriftlich aufgezeichnet, eine elektronische Registrierkasse ist bislang nicht zwingend erforderlich. Mit dem geplanten „Kassengesetz 2026" stellt sich nun jedoch die Frage, ob sich das künftig ändert. Denn nach den aktuellen Plänen könnte für bestimmte Zweckbetriebe und wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von Vereinen eine Registrierkassenpflicht eingeführt werden.

Eine generelle Kassenpflicht für alle Vereine ist allerdings nicht vorgesehen. Entscheidend ist vielmehr, in welchem steuerlichen Bereich die Einnahmen anfallen und wie hoch der Umsatz des jeweiligen Betriebs ist. Mitgliedsbeiträge, Spenden und Zuschüsse im ideellen Bereich bleiben von der geplanten Neuregelung unberührt. Für Zweckbetriebe und wirtschaftliche Geschäftsbetriebe kann dagegen Handlungsbedarf entstehen, wenn der maßgebliche Jahresumsatz die vorgesehene Schwelle von 100.000 Euro übersteigt.

Für Vereinsvorstände lohnt es sich deshalb, frühzeitig zu prüfen, welche Tätigkeiten ihres Vereins betroffen sein könnten und ob die bestehende Kassenführung den künftigen Anforderungen genügt. Noch ist das Gesetzgebungsverfahren nicht abgeschlossen. Der folgende Beitrag zeigt, was nach dem aktuellen Stand geplant ist, welche Bereiche eines Vereins betroffen sein können und worauf Vereine bei der Vorbereitung besonders achten sollten.

Inhalt

• Grundlagen: Der geplante § 146b AO im Überblick
• Anwendungsbeispiel: Sportverein mit Vereinsheim und Zweckbetrieb
• Kritische Punkte: Fallstricke bei Zweckbetrieb und Mittelverwendung
• Häufige Fragen zum Kassengesetz 2026 für Vereine
• Fazit: So bereiten sich Vereine auf 2026 vor

Grundlagen: Der geplante § 146b AO im Überblick

Der neue § 146b AO soll Betriebe mit einem jährlichen Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro zur Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) verpflichten. Für Vereine und andere NPOs ist entscheidend, dass diese Schwelle nicht auf den gesamten Verein, sondern auf den einzelnen Betrieb mit Bareinnahmen bezogen wird. Nach dem Regierungsentwurf vom 23. September 2026 entfällt die Pflicht zudem, wenn der Umsatz mit Bargeld in diesem Betrieb 12.000 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigt.

Um die Auswirkungen einordnen zu können, hilft ein Blick auf die vier steuerlichen Sphären, in die die Einnahmen eines gemeinnützigen Vereins aufgeteilt werden:

Der ideelle Bereich ist der Kernbereich der satzungsmäßigen, gemeinnützigen Tätigkeit ohne Leistungsaustausch, etwa Mitgliedsbeiträge, Spenden und Zuschüsse. Er unterliegt keiner Ertragsteuer und bleibt von der geplanten Kassenpflicht unberührt.

Die Vermögensverwaltung ist die Nutzung von Vereinsvermögen zur Erzielung von Erträgen, etwa durch Zinsen, Wertpapiere oder Vermietung, ohne dass eine unternehmerische Marktteilnahme vorliegt. Sie ist steuerlich privilegiert und in der Regel nicht von Bareinnahmen geprägt.

Der Zweckbetrieb ist ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, der die steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke unmittelbar verwirklicht und dessen Wettbewerb zu nicht begünstigten Betrieben unvermeidbar ist (§ 65 AO). Er bleibt körperschaft- und gewerbesteuerfrei, kann aber dennoch Bareinnahmen erzielen, etwa bei Eintrittsgeldern oder Vereinsgastronomie im engen Zusammenhang mit dem Satzungszweck.

Der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb ist eine selbstständige, nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen außerhalb von Land- und Forstwirtschaft, die über die Vermögensverwaltung hinausgeht und nicht dem Satzungszweck unmittelbar dient (§ 14 AO). Er unterliegt grundsätzlich der Körperschaft- und Gewerbesteuer, sobald die Freigrenze von 50.000 Euro überschritten wird.

Für die geplante Kassenpflicht gilt: Sowohl der Zweckbetrieb als auch der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb können erfasst sein, sobald in dem jeweiligen Betrieb Bareinnahmen erzielt werden und der betriebsbezogene Jahresumsatz die 100.000-Euro-Schwelle übersteigt. Liegt der Barumsatz in diesem Betrieb jedoch unter 12.000 Euro im Kalenderjahr, greift die Pflicht nach dem aktuellen Regierungsentwurf nicht, selbst wenn der Gesamtumsatz die Schwelle übersteigt. Der ideelle Bereich und die Vermögensverwaltung bleiben regelmäßig ohnehin außen vor, da hier typischerweise keine Kassenaufzeichnungen im steuerlichen Sinne anfallen.

Rechtlich ist der Referentenentwurf des BMF vom 15. April 2026 der Ausgangspunkt. Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 den Regierungsentwurf beschlossen, mit dem sowohl die Bagatellgrenze für Bareinnahmen als auch der Starttermin 1. Januar 2028 feststehen.

§ 146b AO (Regierungsentwurf)
„Steuerpflichtige mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro im Kalenderjahr haben ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung zu verwenden, es sei denn, der Umsatz mit Bargeld übersteigt 12.000 Euro im Kalenderjahr nicht."

Mit dem Regierungsentwurf ist der Starttermin verbindlich auf den 1. Januar 2028 festgelegt – sowohl für die Registrierkassenpflicht als auch für die neue elektronische Belegbereitstellungspflicht, die die bisherige papierhafte Belegausgabepflicht ersetzt. Bis zur endgültigen Verabschiedung durch Bundestag und Bundesrat bleibt dieser Termin dennoch nicht vollständig gesichert. Vereine sollten die Entwicklung im Blick behalten, denn bereits die bestehende Belegausgabepflicht aus dem Kassengesetz 2016 zeigt, wie schnell aus vermeintlich unternehmensbezogenen Regelungen auch für Zweckbetriebe praktische Pflichten entstehen.

Anwendungsbeispiel: Sportverein mit Vereinsheim und Zweckbetrieb

Ein gemeinnütziger Sportverein aus einer mittelgroßen Stadt betreibt neben dem Trainingsbetrieb ein Vereinsheim mit Ausschank. Bei Heimspielen verkauft der Verein Getränke und Speisen, zusätzlich vermietet er Werbeflächen an lokale Unternehmen. Der Vorstand fragt sich: Greift hier künftig die Registrierkassenpflicht nach § 146b AO?

Für die Einordnung muss der Verein seine Einnahmen zunächst nach den vier Sphären trennen:

• Mitgliedsbeiträge und Spenden zählen zum ideellen Bereich und bleiben für die Schwellenwertberechnung außen vor.
• Einnahmen aus dem Ausschank bei eigenen Sportveranstaltungen fallen regelmäßig in den Zweckbetrieb, da sie unmittelbar der Vereinsförderung dienen.
• Erträge aus der Werbevermietung gehören zur Vermögensverwaltung und bleiben ebenfalls außen vor.
• Verkauft der Verein Speisen und Getränke auch bei Veranstaltungen ohne engen sportlichen Bezug oder an Nicht-Mitglieder, entsteht ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Relevant für den geplanten Schwellenwert von 100.000 Euro Jahresumsatz nach § 146b AO sind damit sowohl der Zweckbetrieb als auch der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb, jeweils betriebsbezogen betrachtet. Liegt der Umsatz aus dem Ausschank beim Zweckbetrieb unter der Schwelle und bleibt auch der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb darunter, entsteht aktuell keine Pflicht zur zertifizierten TSE-Kasse. Übersteigt einer der beiden Betriebe die Schwelle, etwa durch zusätzliche öffentliche Vereinsfeste, kann die Pflicht greifen, sobald das Gesetz final in Kraft tritt – es sei denn, der Barumsatz in diesem Betrieb bleibt unter der neuen 12.000-Euro-Bagatellgrenze, etwa weil Sponsoring- und Standgebühren überwiegend per Überweisung eingehen.

In genau solchen Fällen zeigt sich der Wert einer strukturierten Bestandsaufnahme: Ein NPO-Check ordnet die Einnahmequellen des Vereins den vier Sphären zu und macht sichtbar, wo betriebsbezogene Umsätze und Barumsätze bereits heute in die Nähe der geplanten Schwellen rücken.

Kritische Punkte: Fallstricke bei Zweckbetrieb und Mittelverwendung

Die größte Unsicherheit für Vereine liegt in der Abgrenzung der steuerlichen Sphären. Der geplante § 146b AO stellt auf den jährlichen Gesamtumsatz eines Betriebs ab, nicht auf den Verein als Ganzes. Vorstände müssen daher künftig genau prüfen, welche Einnahmen dem ideellen Bereich, welche dem Zweckbetrieb und welche dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen sind. Gerade bei gemischt genutzten Einrichtungen wie Vereinsheimen verschwimmen diese Grenzen oft in der Praxis.

Ein weiterer Risikopunkt ist die Umsatzschwelle von 100.000 Euro. Wird sie im Zweckbetrieb oder im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb überschritten und liegt der Barumsatz zugleich über 12.000 Euro im Jahr, droht die Registrierkassenpflicht inklusive zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE). Mit der TSE-Pflicht rückt zugleich die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation in den Fokus: Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt, muss dessen Funktionsweise, Kassensturz-Abläufe und Datensicherung nachvollziehbar dokumentieren. Fehlt eine solche Verfahrensdokumentation oder ist sie unvollständig, kann dies bei einer Prüfung selbst dann beanstandet werden, wenn die Kasse technisch korrekt arbeitet.

Fehlerhafte oder fehlende Aufzeichnungen können nicht nur steuerliche Nachzahlungen, sondern im Extremfall Zweifel am Gemeinnützigkeitsstatus auslösen, etwa wenn Finanzbehörden systematische Mängel in der Mittelverwendung vermuten. Nach dem Regierungsentwurf drohen zusätzlich ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro bei fehlender Kassenausstattung (§ 379 AO-E) sowie – beim Einsatz von Manipulationssoftware – eine eigenständige Strafbarkeit nach dem neuen § 374a AO-E mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren, unabhängig vom Nachweis einer Steuerhinterziehung. Eine regelmäßige Kassenprüfung durch fachkundige Dritte hilft, solche Mängel frühzeitig zu erkennen, bevor sie im Rahmen einer Betriebsprüfung auffallen.

Auch die zeitliche Umsetzung bleibt ein Unsicherheitsfaktor: Der Regierungsentwurf vom 23. September 2026 nennt zwar verbindlich den 1. Januar 2028 als Stichtag, doch solange Bundestag und Bundesrat das Gesetz nicht final verabschiedet haben, bleibt eine Verschiebung theoretisch möglich. Vereine sollten sich daher nicht allein auf ein Datum verlassen, sondern frühzeitig prüfungsbereit sein.

Schließlich lohnt ein Blick auf die Vermögensverwaltung, etwa Zinserträge oder Vermietungseinkünfte. Diese fallen regelmäßig nicht unter die neue Kassenpflicht, sollten aber dennoch klar dokumentiert werden, um im Prüfungsfall eine saubere Trennung der Einnahmequellen belegen zu können.

Häufige Fragen zum Kassengesetz 2026 für Vereine

Gilt die neue Kassenpflicht auch für den ideellen Bereich meines Vereins?

Nein. Der geplante § 146b AO betrifft ausschließlich Betriebe mit Bareinnahmen aus wirtschaftlicher Tätigkeit. Spenden, Mitgliedsbeiträge und Zuschüsse im ideellen Bereich bleiben außen vor, da hier keine Kassenaufzeichnungen im steuerlichen Sinne anfallen.

Ab welchem Umsatz greift die Registrierkassenpflicht?

Nach dem Regierungsentwurf vom 23. September 2026 liegt die Schwelle bei einem jährlichen Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro im betroffenen Betrieb. Zusätzlich gilt eine Bagatellgrenze: Liegt der Umsatz mit Bargeld in diesem Betrieb unter 12.000 Euro im Kalenderjahr, entfällt die Pflicht auch bei einem Gesamtumsatz über 100.000 Euro. Vereine sollten ihre Umsätze aus Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb daher getrennt und zusätzlich nach Zahlungsart (bar/unbar) erfassen.

Zählt der Zweckbetrieb bei der Umsatzgrenze mit?

Ja, sofern dort Bareinnahmen erzielt werden, etwa bei Eintrittsgeldern oder Vereinsgastronomie. Der Zweckbetrieb ist zwar körperschaft- und gewerbesteuerlich begünstigt, von der geplanten Aufzeichnungspflicht jedoch nicht automatisch ausgenommen.

Ab wann soll die Pflicht in Kraft treten?

Der Regierungsentwurf vom 23. September 2026 legt den 1. Januar 2028 als Starttermin fest, sowohl für die Registrierkassenpflicht als auch für die elektronische Belegbereitstellungspflicht. Wird die Umsatzgrenze bereits 2026 überschritten, gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2028; bei späterer Überschreitung ab dem 1. Juli des Folgejahres. Da das Gesetz noch nicht final durch Bundestag und Bundesrat verabschiedet ist, ist eine Verschiebung nicht völlig ausgeschlossen und sollte laufend geprüft werden.

Reicht meine vorhandene Registrierkasse aus?

Nur, wenn sie bereits über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a AO verfügt. Ohne TSE besteht Nachrüstungsbedarf, zudem sollte die zugehörige Verfahrensdokumentation aktuell und vollständig sein.

Was passiert bei Verstößen gegen die neue Pflicht?

Nach dem Regierungsentwurf kann ein Verstoß gegen die Kassenpflicht als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden (§ 379 AO-E). Beim Einsatz, Bewerben oder Inverkehrbringen von Manipulationssoftware für Kassensysteme droht zusätzlich eine eigenständige Straftat nach dem neuen § 374a AO-E mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren, unabhängig davon, ob daneben eine Steuerhinterziehung nachgewiesen wird.

Wie kann ich als Verein prüfen, ob meine Kassenführung bereits heute den Anforderungen entspricht?

Eine Kassenprüfung durch einen sachkundigen Dritten deckt typische Schwachstellen auf, etwa fehlende Tagesabschlüsse, unvollständige Belege oder Lücken in der Verfahrensdokumentation. So lässt sich der Handlungsbedarf realistisch einschätzen, bevor das Finanzamt dies im Rahmen einer Außenprüfung tut.

Fazit: So bereiten sich Vereine auf 2026 vor

Ob der neue § 146b AO tatsächlich wie im Regierungsentwurf vom 23. September 2026 vorgesehen zum 1. Januar 2028 in Kraft tritt, hängt noch von der parlamentarischen Beratung in Bundestag und Bundesrat ab. Vereine mit Zweckbetrieb oder wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb sollten die Entwicklung dennoch nicht abwarten, sondern jetzt handeln:

• Prüfen Sie, ob Ihr Vereinsheim, Kiosk oder Zweckbetrieb die geplante Umsatzschwelle von 100.000 Euro überschreitet.
• Erfassen Sie zusätzlich, welcher Anteil davon auf Bareinnahmen entfällt, um die neue 12.000-Euro-Bagatellgrenze für Barumsätze belastbar nachweisen zu können.
• Dokumentieren Sie Einnahmen aus ideellem Bereich, Zweckbetrieb, wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb und Vermögensverwaltung konsequent getrennt.
• Klären Sie frühzeitig, ob eine TSE-fähige Kassenlösung wirtschaftlich sinnvoll ist und ob Ihre Verfahrensdokumentation bereits den GoBD entspricht.

So vermeiden Sie kurzfristigen Handlungsdruck, sobald das Gesetz final verkündet wird. Für die Praxis bietet sich ein gestufter Ansatz an: Ein NPO-Check verschafft einen Überblick über die Zuordnung Ihrer Einnahmen zu den vier steuerlichen Sphären, eine Kassenprüfung deckt konkrete Schwachstellen in der laufenden Kassenführung auf, und eine saubere Verfahrensdokumentation schafft die Grundlage, um im Prüfungsfall belastbar Auskunft zu geben.

Mit einer frühzeitigen Prüfung schaffen Sie Klarheit darüber, welche Anforderungen auf Ihren Verein zukommen. Sprechen Sie uns an: Tel. 089 - 7491 480 | info@npo-experten.de

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.